La dématérialisation permet de préserver nos ressources naturelles tout en accélérant les échanges administratifs entre les institutions, en réduisant les coûts liés à l’impression, à l’envoi des actes et également en optimisant le service rendu à l’usager.

1.3.5.1. La dématérialisation de la transmission des actes au contrôle de la légalité 

Depuis l’année 2008, le Département poursuit son engagement de dématérialisation de la transmission des actes au contrôle de légalité.

Ainsi, au cours de l’année 2016, 3 659 actes ont été transmis par le Département au contrôle de la légalité via ce dispositif de la télétransmission homologué par le Ministère de l’Intérieur. 

1.3.5.2. La dématérialisation des marchés publics  

Avec la réforme du droit de la commande publique entrée en vigueur au 1er avril 2016 et conformément aux nouvelles règles européennes, l’objectif d’une complète dématérialisation des procédures de marchés publics et de déploiement d’une démarche d’Open data sur les données essentielles des marchés publics et contrats de concessions a été tracé d’ici le 1er octobre 2018 au plus tard.

Le projet de dématérialisation des process de la commande publique départementale s’est inscrit dans le cadre du projet Vision’ère « Dématérialisons nos procédures ». Plusieurs groupes de travail se sont réunis dans cette perspective.

En 2016, 319 procédures de marchés ont été mises en ligne sur la plateforme de dématérialisation. 

Nombre de procédures sur la plateforme de dématérialisation du Département

 

L’effort de dématérialisation s’est concrétisé également par la mise en place de la notification électronique de 437 marchés via notre plateforme.

De même, le Département a poursuivi l’organisation des réunions fournisseurs afin de donner aux opérateurs économiques de la visibilité sur la programmation des contrats du Département et une possibilité d’échanger avec les acheteurs/juristes sur les segments d’achat concernés ainsi que sur les processus de la commande publique. Aux réunions annuelles de programmation s’ajoute la réunion thématique en collaboration avec les organismes représentatifs des entreprises CCI92 et CGPM92 ainsi que le GIP Maximilien. Cette première réunion était consacrée aux dispositifs d’aide à l’accès à la commande publique pour les TPE/ PME.

En 2016, plus de 870 entreprises ont participé aux réunions fournisseurs, ce qui représente 1 060 cadres et dirigeants. Les documents de présentation de ces réunions ont été téléchargés 3 792 fois en 2016, confirmant l’intérêt que portent les entreprises à ces réunions. 16 286 courriels ont été adressés aux entreprises pour les inciter à participer à ces réunions. 

L’objectif est de notifier électroniquement 100 % des marchés du Département en 2017.
Par ailleurs, l’utilisation du parapheur et de la signature électronique devrait être généralisée, en grande partie, à toutes les phases de passation des marchés.

1.3.5.3. La dématérialisation des rapports et délibérations du Conseil départemental

Le remplacement de l’ancien logiciel de gestion des rapports et délibérations, devenu obsolète, a été l’occasion d’une refonte en profondeur du dispositif afin de passer à une dématérialisation totale lors des assemblées et commissions.

 Avec la mise en place du nouveau logiciel AIRSDelib, quatre objectifs ont été atteints de manière simultanée :

  1. les parapheurs des circuits de validation ont été drastiquement réduits, apportant à la fois une fiabilité et efficacité dans le processus et des économies d’impression et de papier,
  2. les élus ont été équipés de tablettes sur lesquelles ils reçoivent l’ensemble des rapports et les assemblées et commissions sous format numérique,
  3. depuis juin 2016 les délibérations et leurs annexes sont transmises de façon dématérialisée automatiquement à partir du logiciel au contrôle de légalité de la Préfecture,
  4. de même, les rapports pour les réunions de l’Etablissement Public Interdépartemental sont mis à disposition de façon dématérialisée sur les tablettes des élus.

 Au final, ces avancées représentent une suppression d’environ 1 million de pages par an d’impression.

1.3.5.4. Le déploiement continu de la carte achat

La carte achat est un outil de dématérialisation d’exécution des marchés publics mise en place par le Département en 2007 dans le but d’optimiser les commandes en permettant leur contrôle à l’aide d’un outil fiable et transparent.

Le premier marché lancé en carte achat fût le marché relatif à la fourniture de bureau. Depuis 2012, son déploiement prend de l’ampleur avec des marchés mis en œuvre pour un montant global de  650 M€ HT concernant :

  1. les fournitures de consommables informatiques,
  2. les fournitures de papier,
  3. les fournitures de consommables, de petits matériels d'entretien et d'hygiène ainsi que de vaisselle jetable,
  4. les fournitures d'éclairage et de petits matériels et équipement.

Outre les effets positifs en termes de développement durable grâce à cette réduction de consommation de papiers, la dématérialisation intégrale du processus d’achat permet un gain administratif estimé à 68,9 K€ TTC en 2016. Ce gain est à la fois relatif à la réduction des coûts matériels et du temps de traitement des factures. En constatant la diminution de délais de paiement et la réduction des coûts de gestion, il est possible de dire que les principaux objectifs de ce dispositif ont été atteints.

Si l’impact positif de la carte achat sur l’amélioration de la sécurité juridique de la gestion financière ainsi que sur la qualité de l’achat public en général est indéniable, la carte achat peut encore faire l’objet d’optimisation.

Les objectifs à long terme qui se dégagent après cette première phase de déploiement sont : 
  • la diminution du nombre d'engagement comptable,
  • la poursuite du déploiement de la carte achats sur de nouveaux marchés,
  • l’optimisation du nombre de porteurs de carte, à savoir la nécessité d’une bonne centralisation des cartes en terme d’organisation administrative, ce qui n’est pas forcément synonyme de réduction du nombre de porteur de carte.

1.3.5.5. La dématérialisation complète des dossiers des usagers de la Maison Départementale des Personnes Handicapées (MDPH) 

La dématérialisation des 130 000 dossiers des usagers est maintenant achevée.

Le flux des dossiers et courriers entrants (environ 250 par jour) est quotidiennement numérisé. 

Les tâches contraignantes de manutention des dossiers ont disparu au profit d’une Gestion Electronique de Documents (GED). Chaque agent dispose d’un double écran, l’un pour l’environnement de travail lié au logiciel et l’autre pour la consultation du dossier de demandes de l’usager. 

La réduction de la consommation de papier et de fournitures administratives (pochettes, chemises) est de ce fait importante.

1.3.5.6. L’externalisation de l’envoi des courriers de la MDPH

A ce jour, le traitement d’un dossier à la MDPH, la ventilation des décisions de la Commission des droits et de l’autonomie (97 600 pour l’année 2016) est une étape qui peut prendre jusqu’à deux jours par semaine de la réalisation des notifications à leur impression et leur mise sous plis.

La MDPH a également étudié une solution développée par le Groupe Imprimerie Nationale et proposée par l'UGAP qui permettra, courant 2017, une gestion numérique complète de l'envoi des courriers, impression et mise sous plis en bénéficiant de tarifs postaux économiques.

La gestion numérique complète de l'envoi des courriers, impression et mise sous plis en bénéficiant de tarifs postaux économiques est prévue en 2017. Cette solution permettra aussi d'améliorer la traçabilité des correspondances, d'accéder à des tarifs postaux industriels, de réduire les coûts internes liés au traitement du courrier sortant et cela avec les normes de sécurité et de confidentialité nécessaires dans le traitement d’éléments médicaux.
En complément, cette solution permettra une réduction des délais de traitement des dossiers, de libérer du temps afin d’améliorer de la qualité des échanges avec le public.

1.3.5.7. Une dématérialisation plus poussée des outils de communication

Toujours dans l’optique de rationaliser les impressions et le budget, le nombre de revues de presse quotidiennes et hebdomadaires imprimées continue à baisser. Le développement de leurs versions numériques a été généralisé ; les communiqués de presse et dossiers de presse sont majoritairement envoyés sous format numérique.

Le nombre de cartes de vœux imprimées a été réduit et une carte de vœux électronique a été proposée à tous les agents.

Le rapport d’activité et sa synthèse ont été diffusés uniquement sous forme numérique. 

Tous les guides du personnel ont été dématérialisés et ne sont imprimés qu’à la demande.

Le Département fait en sorte que les actualités départementales soient accessibles le plus facilement possible par tous les Alto-séquanais, tout en équilibrant cet objectif avec une utilisation efficiente des deniers publics. C’est pourquoi les publications départementales, telles que HDS.mag, le guide Vallée-Culture des Hauts-de-Seine, L’Abeille, la revue Vallée de la Culture sont téléchargeables sur le portail www.hauts-de-seine.fr.

HDS.mag développe sa diffusion sur tablettes numériques et sur iPhone, l’application mobile ayant été lancée en septembre 2016.

Plus largement, toutes les actions départementales sont relayées sur le portail www.hauts‑de‑seine.fr et l’application institutionnelle. Cette gestion responsable permet d’avoir un impact positif sur le plan environnemental et financier en rationnalisant l’utilisation du papier, de l’encre, les livraisons, les envois postaux, tout en assurant au public un accès large et permanent aux informations du Département.