4.4.1. Un environnement de travail modernisé

Après l’installation du nouvel Hôtel du Département à l’Aréna et l’ouverture du pôle social de Villeneuve-la-Garenne en 2018, l’ouverture d’un pôle social à Châtillon a permis de continuer de proposer un nouvel environnement de travail plus ouvert et plus propice aux échanges favorisant le travail en équipe et le décloisonnement entre les services.
Les nouveaux locaux sont dorénavant dotés de nouveaux bureaux plus fonctionnels, d’un service d’éditique moderne et performant fonctionnant en réseau, de nouveaux espaces de détente et d’espaces de coworking pour encourager le mode de travail collaboratif et libérer la créativité des équipes. Les salles de réunions, réservables via la messagerie, sont équipées afin de permettre l’organisation de conférences téléphoniques ou de vidéos conférence, ce qui permet de réduire le nombre de trajets professionnels, d’optimiser le temps de travail des agents et de faciliter l’organisation des réunions.


Environnement de travail du pôle social à Châtillon ©CD92/J. Brechler

4.4.2. Le déploiement du télétravail pour les agents

L’année 2019 a également été marquée par la généralisation du télétravail suite au succès de l’expérimentation. Au regard de l’expérimentation du télétravail du 1er octobre 2017 au 30 septembre 2018 inclus qui a concerné 85 agents, le Département a décidé sa généralisation avec une prise d’effet à compter du 1er janvier 2019. Ce dispositif contribue à la réduction des déplacements domicile-travail et à une meilleure conciliation vie professionnelle/vie privée.
Au 31 décembre 2019, le Département comptait 523 télétravailleurs.

Nombre d’agents en télétravail

 

 

Le système informatique en fonction et ses outils opérationnels développés pour le télétravail a permis de réagir rapidement lors du confinement lié à la COVID-19. Un déploiement massif a pu être effectué pour garantir une continuité du service public, au-delà des exigences du plan de continuité d’activité. 5430 licences Teams ont été déployées, utilisées quotidiennement par 1 900 agents ; 1040 licences VPN supplémentaires ont été activées ; plus de 700 ordinateurs portables ont été affectés ; 440 accès à des bureaux virtuels (Citrix) ont été ouverts et 1060 lignes softphone activées.

 

4.4.3. La dématérialisation des outils et démarches administratives

4.4.3.1. La chaîne comptable

La transmission dématérialisée de la chaîne comptable

En vertu de l’article 108 de la loi NOTRe du 7 août 2015, le Département doit depuis le 1er janvier 2019 transmettre à la paierie départementale de manière dématérialisée l’ensemble des pièces nécessaires à l’exécution de ses dépenses et de ses recettes.

Aussi, la dématérialisation de la chaîne comptable a débuté dès 2017 avec la réception de factures électroniques par le biais du portail mis en œuvre par l’État (Chorus Pro). Elle s’est poursuivie avec le recensement de l’ensemble des pièces justificatives de dépenses et de recettes en 2019 validé par la paierie départementale, avant paramétrage du système d’information financier par l’administration. Enfin, un parapheur électronique a été mis en place pour la signature des bordereaux de mandats et de titres.

Si la proportion de factures transmises directement de manière dématérialisée via Chorus Pro a peu évolué entre 2018 et 2019 (environ 76 %), le nombre de liquidations avec 100 % des pièces justificatives dématérialisées s’est élevé à 53 % en moyenne contre 32 % en 2018. Ce taux atteint 64% pour les liquidations pour lesquelles les factures sont transmises de manière dématérialisée, ouvrant des perspectives d’amélioration.

Outre l’économie d’un volume important de papier, la réduction du délai global de paiement, limité à un maximum de 30 jours par la règlementation, figure parmi les effets vertueux de la dématérialisation de la chaîne comptable. Celui-ci s’est élevé en 2019 à 29,8 jours contre 31,2 jours en 2018. Il est nettement moins élevé pour les factures qui parviennent au Département via le portail Chorus Pro (27,9 jours) que lorsqu’elles lui parviennent au format papier (35 jours).

La signature électronique des bons de commande est par ailleurs mise en place pour le service comptable du pôle ressources humaines et financières depuis la fin de l’année 2019 et doit être étendue progressivement aux autres services comptables du Département en 2020. En parallèle de la réduction des délais de transmission des bons de commande, des gains de productivité sont d’ores et déjà constatés dans l’organisation du travail des comptables et des signataires.

 4.4.3.2. La meilleure gestion des ressources humaines

La mise en service du logiciel SIRH a dû être décalée à fin 2020, les équipes projet ayant été mobilisées prioritairement sur le déploiement de CEGID notre nouveau logiciel de paie puis sur la partie EPA (Entretien Professionnel Annuel) de Neeva. Ainsi la mise en service de Neeva EPA avant Neeva Formation, permettra de recenser de façon dématérialisée les souhaits de formation de nos agents départementaux et donc de mieux préparer les plans de formation.

La communication interne poursuit aussi sa démarche de dématérialisation des procédures, notamment avec mise en ligne sur l’intranet de l’applicatif NEEVA qui a permis en 2019 de réaliser en ligne les entretiens professionnels des agents. Ceci contribue aussi à la diminution des impressions papiers. 

 

 

En 2020 seront déployés les volets formation et parcours professionnels.

4.4.3.3. Les outils de communication 

Les plans médias de communication externe intègrent davantage d’affichage numérique et digital, évitant ainsi l’impression d’affiches en papier. Le remplacement des infrastructures accueillant des affiches papier par des écrans numériques se poursuit. Par ailleurs, une commande de panneaux d’affichage électronique et de publicité sur lieu de vente (PLV) pérenne a été lancée pour remplacer les kakémonos et réduire la quantité de bâches imprimées.

Le développement d’applications mobiles, telles que « Randonnées Hauts-de-Seine » ou « Printemps de la sculpture » favorise l’accessibilité à l’information tout en limitant l’usage du papier.

4.4.3.4. Les demandes de subventions

Le Département travaille à la modernisation de l’instruction des demandes de subventions qui lui sont présentées avec pour objectif le « zéro papier » et pour corollaire l’économie de ressources naturelles et la réduction des déchets ainsi qu’un meilleur confort et une plus grande réactivité dans les échanges entre son administration et les citoyens.

Le guichet unique des subventions assure la gestion des subventions de fonctionnement que le Département accorde tant aux communes qu’aux associations, hors des contrats de développement Département-Ville.

La campagne 2019 des subventions de fonctionnement entrant habituellement dans le périmètre du guichet unique (sport, culture, domaine social) a été la première traitée de manière totalement dématérialisée.

 

 

La dématérialisation a été consolidée sur le volet fonctionnement en 2019. Il est prévu de l’étendre, en 2020, à l’investissement et aux pièces justificatives des paiements.

 4.4.3.5. Le Customer relationship management (CRM)

Le Customer Relationship Management (CRM) est un outil de collecte et gestion des données des différents « publics » du Département qui a été déployé en 2015 et est mutualisé entre deux directions du pôle attractivité culture et territoire. Cet outil d’enregistrement de données sur des organismes et des personnes permet de centraliser des informations disséminées au sein de nombreux fichiers, directions et services et donne, à chacun, des données mises à jour de manière collective. Le recours au papier est significativement diminué.
Etant un outil partagé et pas simplement utilisé par des collaborateurs de différentes directions, il permet également d’innover en matière de communication auprès des usagers et différents publics.

 

 

En 2020, le marché avec le prestataire sera reconduit et la direction de la communication rejoindra l’équipe des utilisateurs du CRM.
Parallèlement, le Département des Yvelines utilise le même logiciel et des synergies devraient être mises en place en 2020.

 

 

Nombre d'organismes et de contacts enregistrés sur le CRM

 

4.4.3.6. La gestion électronique des courriers (GEC)

La mise en œuvre de l’outil de gestion électronique des courriers (GEC)

Initié en mai 2018, au sein du Pôle Solidarités avec la MDPH et la Direction de l’Autonomie, le traitement dématérialisé des courriers entrants du Pôle a été poursuivi. En 2019, 97 264 courriers entrants ont été numérisés (contre 55 000 en 2018) et 86 % ont été traités apportant ainsi une réponse au demandeur.
Depuis juin 2019, la collectivité traite désormais une part importante de son courrier via un outil de gestion électronique des courriers, Flower.
Au 31 décembre, 1 128 agents traitaient leur courrier via Flower, soit environ 9 500 plis par mois (dont 8 100 pour la direction de l’autonomie et la MDPH et 1 400 pour les autres services).
L’objectif est de faciliter l’accès aux documents pour l’ensemble des agents du Département, quel que soit leur lieu de travail et de limiter ainsi la circulation et la copie du papier.

Nombre de feuilles numérisées des courriers entrants (de mars à décembre en 2018)

 

Le nombre de feuilles numérisées des courriers entrants sur l’ensemble du Département est de 1 686 959 feuilles.

4.4.3.7. La consolidation de la démarche “Gestion de relation citoyen” (GRC)

L’année 2019 est une année charnière pour la démarche GRC dans la mesure où il s’agit de la première année pleine de fonctionnement de l’outil de CRM mais c’est également l’année qui a vu le déploiement de l’outil de gestion électronique des courriers à l’échelle de la collectivité.

Dès avril 2018, une nouvelle organisation centrée sur la qualité de l’accueil et des réponses a été mise en place grâce notamment à la prise en charge, dès le premier niveau, d’une gestion multicanale des demandes (téléphone, accueil physique, formulaires web et courrier). L’année 2019 a été consacrée à la démultiplication et à la consolidation d’équipes de niveau 2. Dans toutes les directions métier susceptibles d’être sollicitées par les usagers pour des demandes complexes ou nécessitant un fort degré d’expertise, des équipes ont été constituées. Au total, ce sont près de 750 agents qui utilisent l’application sur tout le territoire et dans les services centraux. Plus de 377 000 sollicitations ont ainsi été prises en charge.
Fait notoire, le canal web au travers du formulaire de contact accessible depuis le site internet du Département connaît une forte progression (2000 demandes par mois fin 2019 contre 200 en avril 2018), traduisant la nécessité et la facilité des démarches en ligne. 

Nombre de téléformulaires de contacts reçus et traités sur l'année (excepté en 2018 d'avril à décembre)