Fiche N°26 : Des outils numériques au service des agents

Contexte

Le Département poursuit la dématérialisation de ses procédures, contribuant ainsi à la réduction de la consommation du papier tout en accélérant les échanges administratifs entre les institutions et en optimisant le service rendu à l’usager.

Depuis 2018, le Département dématérialise l’instruction des demandes de subventions de fonctionnement entrant habituellement dans le périmètre du guichet unique (sport, culture, domaine social), ainsi que les subventions d’investissement et l’appel à projets « la science se livre ».

Depuis 2019, le Département transmet à la paierie départementale, de manière dématérialisée, l’ensemble des pièces nécessaires à l’exécution de ses dépenses et de ses recettes. Avec la mise en place successive d’outils d’uniformisation et de dématérialisation des procédures en interne (ZOE, AXEL, signature électronique), associés au portail national Chorus Pro, la chaîne comptable est désormais dématérialisée de bout en bout. Il en résulte une diminution de la consommation de papiers et la réduction des délais de traitement.

La chaîne de gestion et de traitement des courriers est également dématérialisée. La crise sanitaire a montré que la gestion dématérialisée était nécessaire et facilitait les démarches avec les bénéficiaires.

L’outil Easyvista, portail permettant aux agents de saisir leurs demandes d’intervention ou de matériel en ligne et de pouvoir suivre leur avancement, a facilité l’interactivité entre les différents acteurs. De nouvelles étapes ont été franchies élargissant l’accès au portail à de nouvelles offres de services. Ce portail devient donc transverse et entre dans la catégorie des logiciels de gestion de service d’entreprise appelés Enterprise service management (ESM).

Afin de réduire l’empreinte carbone du numérique, la démarche de Green IT, ou informatique durable, qui vise à appliquer un système d’optimisation énergétique du poste de travail informatique, a été poursuivie et renforcée en 2021.

Enfin, de nouvelles fonctions de communication ont été déployées directement sur le poste de travail, étoffant ainsi l’offre déjà en place. Elles permettent une plus grande souplesse dans les échanges et le travail d’équipe en s’adaptant à l’évolution des modes de fonctionnement comme le télétravail ou les réunions à distance limitant les déplacements des agents (messagerie instantanée Jabber, softphone, TEAMS, visio-conférence…).

Indicateurs de la politique sectorielle et les chiffres-clefs de l’année 2021

• 672 demandes de subventions traitées de manière dématérialisée
• Dématérialisation de la chaine comptable :
  • Délai global de paiement moyen : 22 jours
  • 85% de factures payées dans un délai de 30 jours
  • 40% de liquidations dont la facture est dématérialisée

Une administration responsable avec le numérique durable

La démarche de Green IT procure un triple bénéfice :

• La réduction de la consommation électrique du parc informatique par des mises en veille renforcées en fonction de l’usage et des extinctions planifiées aux horaires non travaillés ;
• Les mises à jour du poste de travail pendant les horaires non travaillés rendant ces opérations transparentes pour l’utilisateur ;
• La modernisation du parc informatique en PC portables moins énergivores. En 2021, 87 % des agents du Département en sont équipés. Cela concerne 97 % des agents dont les missions sont en partie ou totalement télétravaillables.

Modification du logiciel NEEVA pour une meilleure gestion de son cursus professionnel

Le logiciel NEEVA a fait l’objet d’importantes modifications en 2021 afin de faciliter la vie professionnelle des agents et des managers du Département. Application de gestion et de développement des compétences, il permet aux agents de saisir et d’accéder à leurs entretiens professionnels annuels (EPA) de manière entièrement dématérialisée, mais également, depuis le mois de janvier 2021, de gérer leurs demandes de formation.
Ainsi la dématérialisation a permis le développement de l’offre de service Formation et facilité l’élaboration et l’exécution du plan pluriannuel de formation en partenariat avec les directions métiers. Ainsi, 10 104 demandes de formation ont été émises en 2021 et 7 035 formations réalisées.

Déploiement d’une nouvelle application informatique pour un renforcement du suivi médical

Afin de consolider la qualité du suivi médical des agents et de leurs conditions de travail, le Département a déployé une nouvelle application informatique. Elle est accessible à distance, et la sécurisation des données de cette solution, en mode « Software as a Service » (SaaS), ou « logiciel en tant que service », est agréée par l’Agence du numérique en santé (ANS).